Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Camat Kecamatan Basa Ampek Balai Tapan

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, 1) pengelolaan arsip dinamis,
2)hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis, 3) upaya dalam
mengatasi hambatan pengelolaan arsip dinamis di Kantor Camat Kecamatan Basa
Ampek Balai Tapan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif.Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi,
wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis datanya menggunakan model analisis
interaktif. Teknik analisis keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi sumber
dan metode.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip dinamis
meliputi:1) Penciptaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan surat masuk dan surat
keluar. 2) Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip yang belum
menggunakan lembar pinjam arsip dan penemuan kembali arsip yang menggunakan
buku agenda. 3) Pemeliharaan arsip hanya dengan membundelkan dan disimpan
didalam lemari.4) Penyusutan arsip belum pernah dilakukan .5) Faktor-faktor yang
mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) sistem penyimpanan dan penggunaan
azas penyimpanan yang tidak sesuai, b) fasilitas belum mencukupi, c) kurangnya
pegawai kearsipan, dan latar belakang pendidikan yang belum lulusan kearsipan, d)
pencahayaan ruangan arsip sudah cukup, dan suhu yang sudah baik. .
Hambatan yang dihadapi, yaitu: kurangnya fasilitas yang digunakan, pegawai
yang menangani arsip masih merangkap dengan pekerjaan lain, masih kurangnya
kemampuan serta pengetahuan pegawai yang menangani arsip. Upaya mengatasi
hambatan-hambatan, yaitu: mengajukan proposal untuk pengadaan fasilitas kearsipan,
mengoptimalkan pegawai untuk jabatan bidang kearsipan, arsip sering dibersihkan
agar terhindar dari kerusakan.