Sistem Pengolahan Arsip Dinamis Aktif di Biro Bindiklat PT Semen Padang.

Penulisan makalah ini membahas tentang sistem penyimpanan dan temukembali arsip dinamis aktif di Biro Bindiklat PT Semen Padang. Kajian penulisanini bertujuan untuk mendeskripsikan: (1) sistem penyimpanan arsip dinamis aktif,(2) temu kembali arsip dinamis aktif, dan (3) kendala-kendala dalam sistempenyimpanan dan temu kembali arsip dinamis aktif di Biro Bindiklat PT SemenPadang.Data yang dikumpulkan melalui studi pustaka, observasi lapangan danwawancara dengan karyawan Biro Bindiklat PT Semen Padang.Berdasarkan penganalisisan data menunjukkan bahwa sistem penyimpananarsip belum sesuai dengan prosedur penyimpanan, hal ini terlihat belumditentukannya indeks dan judul pada berkas yang akan disimpan. Sementara ituseringnya subjek arsip yang tergabung pada kode klasifikasi yang sudah adaberupa subjek surat penelitian, subjek surat permohonan magang dan subjek namabadan (lembaga) yang mengalami penempatan penyimpanan yang sama padakode klsaifikasi, sehingga menyulitkan temu kembali arsip dalam penelusuranatau pencarian arsip secara manual (konvensional). Ini disebabkan pada saranatemu kembali arsip dengan menggunakan buku agenda, buku agenda merupakanhalaman-halaman yang berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yangdicatat atau secara kronologis. Sehingga pencatatan informasi surat/arsipberdasarkan nama, waktu surat diterima dan waktu surat keluar akanmempengaruhi proses temu balik arsip yang membutuhkan waktu lama dan seringjuga arsip yang tidak ditemukan, Semestinya dengan membuat daftar kodeklasifikasi subjek atau pola klasifikasi subjek untuk mempermudah penggunaandaftar istilah karena dilengkapi dengan indek, indeks diadakan untuk istilah subjekyang sangat banyak. Oleh sebab itu, agar sistem penyimpanan arsip dinamis aktifberjalan dengan semestinya di Biro Bindiklat PT Semen Padang, maka diharapkandapat melaksanakan prosedur penyimpanan yang tepat dan menggunakan saranatemu kembali yang benar dan terkontrol.