Analisis Efektivitas dan Efisiensi Penyimpanan Arsip: Studi Kasus di Kantor Camat Tiumang Kabupaten Dharmasraya Sumatera Barat

Menik Kurnia Siwi, S.Pd, M.Pd Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi penyimpanan arsip di Kantor Camat Tiumang serta kendala apa saja yang dihadapi dalam efektivitas dan efisiensi penyimpanan arsip tersebut. Metode penelitian ini berupa deskriptif kualitatif. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah teknik Snowball Sampling. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman wawancara dan alat perekam. Sumber data dari penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dari objek penelitian yang dikumpulkan peneliti dari informan melalui hasil wawancara dan pengamatan langsung ke objek penelitian sedangkan data sekunder merupakan data pendukung penelitian yang diperoleh dari dokumen-dookumen. Untuk menguji keabsahan data digunakan Triangulasi Teknik. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di Kantor Camat Tiumang belum efektif dan efisien. Hal itu dapat dilihat dari arsip yang disimpan tidak menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baik, jangka waktu penemuan kembali arsip lama yaitu lebih dari 10 menit, peralatan dan perlengkapan penyimpanan juga sangat tidak memadai, selain itu juga tidak adanya tenaga ahli dalam bidang kearsipan yang ditempatkan di Kantor Camat Tiumang. Berdasarkan penelitian diatas penulis memberikan beberapa saran guna untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penyimpanan arsip di Kantor Camat Tiumang yaitu alangkah baiknya diberikan pelatihan dan pendidikan terhadap para pegawai mengenai kearsipan, melakukan pembenahan sistem penyimpanan dimana dapat dilakukan dengan menyeragamkan sistem penyimpanan menjadi sistem nomor dan subjek sesuai dengan aturan kearsipan pada instansi pemerintahan yaitu Peraturan Daerah Kab. Dharmasraya Nomor 6 Tahun 2005 tentang tata pelaksanaan pengaturan organisasi dan kearsipan. Selain itu juga perlu ada penambahan peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip untuk menunjang terlaksananya penyimpanan arsip yang efektif dan efisien di Kantor Camat Tiumang.