Pengelolaaa Arsip pada Dinas Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah Propinsi Sumatera Barat.

Latar belakang penelitian ini adalah masih kurang terlaksananya dengan baikPengelolaan Arsip Pada Dinas Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah PropinsiSumatera Barat. Penelitian ini dilaksana dengan tujuan untuk memperoleh informasitentang pengelolaan. Penelitian ini bersifat deskriptif yaitu untuk mendeskriptifkanPengelolaan Arsip Pada Dinas Koperasi Dan Pengusaha Kecil Menengah PropinsiSumatera Barat. Teknik analisa data yaitu dengan teknik analisa deskriptif.Populasi penelitian ini adalah seluruh Pengelola Arsip Pada Dinas Koperasi danPengusaha Kecil Menengah Propinsi Sumatera Barat sebanyak 13 orang. Karenaterbatasnya jumlah populasi maka tidak dilakukan penarikan sampel oleh sebab itupenelitian ini adalah penelitian populasi. Data dikumpulkan dengan melakukanwawancara dengan pengelolaan arsip dan melalui observasi dilapangan.Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) 100% dari pengelola arsipmengatakan bahwa pencatatan surat yang dilaksanakan pada Dinas Koperasimengunakan kartu kendali. Surat masuk dan surat keluar dikelompokkan berdasarkanpokok masalah masing-masing semua itu diterima pada bagian tata usaha kemudiandimasukkan dalam kartu kendali, (2) 100% pengelola arsip mengatakan bahwapenyimpanan arsip pada Dinas Koperasi ini menggunakan sistem subjek. Sistem subjekdigunakan untuk mengelompokkan arsip berdasarkan pokok permasalahannya, (3) 100%pengelola arsip mengatakan bahwa peminjaman arsip pada Dinas koperasi dilakukandengan menggunakan lembar peminjaman arsip sebanyak 2 (dua) rangkap. Lembaranpertama disimpan oleh petugas arsip dan lembaran kedua oleh peminjam arsip sebagaibukti peminjaman, serta dengan sebagai jaminan harus meninggalkan Kartu TandaPengenal kepada petugas (4) Pengelola arsip menyatakan bahwa pemeliharaan arsip padaDinas koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah 77,8% mengatakan untuk mengaturkelembaban udara ruangan mengunakan AC dan memiliki ventilasi udara.danmenggunakan bulu ayam untuk membersihkan debu dan sapu untuk menghilangkan debuyang menempel serta menggunakan racun serangga untuk membasmi serangga serta22,2% mengatakan untuk menangulangi arsip yang rusak mengunakan lem untukmenyambung arsip yang lepas dari jilidnya dan (5) 100% pengelola arsip mengatakanbahwa penyusutan arsip pada Dinas Koperasi dan Pengusaha Kecil Menenggah dilakukandengan berpedoman kepada jadwal retensi arsip, penyusutan arsip dilakukan dengan caramemilah arsip mana yang dimusnahkan dan mana yang masih bisa disimpan. Arsip yangdimusnahkan dibuat daftar pemusnahan arsip, menyampaikan daftar pemusnahan arsippada pimpinan untuk memperoleh persetujuan. Setelah mendapat persetujuan makadilakukan pemusnahan arsip dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.Dalam pengelolaan arsip pada Dinas Koperasi Dan Pengusaha Kecil MenenggahPropinsi Sumatera Barat disarankan agar dapat melaksanakan pengelolaan arsipnyabenar-benar sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan agar pengelolaan arsipnyadapat terlaksana dengan baik dan teratur.