Efektivitas Sistem Kearsipan di PT. Astra International Daihastu Padang

Penerapan kearsipan yang baik dan benar sangat diharapkan oleh semua instansi, baik instansi pemerintahan maupun di instansi swasta dalam menunjang pekerjaan kantor dan kelancaran administrasi perkantoran. Terutama pada PT. Astra International Daihatsu Padang proses penerapan kearsipan yang baik dan benar sangat diharapkan dalam rangka meningkatan kualitas akurasi, konsistensi dan keamanan data dan dokumen perusahaan yang ada didalamnya. Setiap surat yang akan diarsipkan dapat dijaga dengan baik,karena di antara surat-surat tersebut ada yang bersifat rahasia dan penting sehingga surat-surat tersebut tidak ditemukan akan berakibat pada terhambatnya kelancaran perusahaan.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran efektivitas penerapan kearsipan pada PT. Astra International Daihatsu Padang. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam efektivitas penerpan sistem kearsipan pada PT. Astra International Daihatsu Padang. Jenis penelitian ini adalah kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif, karena penelitian ini hanya berusaha untuk membuat deskripsi, gambaran tentang suatu keadaan semestinya. Dalam penelitian ini pemilihan informan dala penelitian ini memakai teknik purposive. Jenis datanya adalah data primer dan data sekunder yang dikumpulkan melalui wawancara, studi dokumentasi. Teknik analisas data yang dipakai adalah model analis interktif( interactive model of analysis)..
Berdasarkan hasil penelitian ditemukan bahwa efektivitas penerapan sistem kearsipan di PT. Astra International Daihatsu Padang belum terlaksana sebagimana mestinya, yang mana dapat dilihat pada sistem pencatatan surat masuk, penyimpanan arsip, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip belum terlaksana dengan efektif. Kendala – kendala yang mempengaruhi sistem kearsipan seperti, masih kurang memadai sarana untuk pencatatn surat masuk dan surat keluar, tidak adanya sistem penyimpanan arsip yang baik mengakibatkan arsip dibiarkan bertumpuk, peminjaman arsip yang masih sangat mengahwatirkan, karena membiarkan karywan yang membutuhkan arsip mengambil sendiri berkas yang dibutuhkan diruang arsip tanpa diketahui penanggung jawab karyawan dibagian arsip, dan dalam pemeliharaan arsip, sarana dan faktor-faktor yang mendukung sangat terbatas, seperti ruangan yang tidak di beri fentilasi, AC, dan dilengkapi dengan saran pembersih arsip, selanjutnya dalam sistem penyusutan arsip, masih rendahnya pengetahuan karyawan dalam tujuan penyusutan arsip, yang didasari kurangnya apresiasi dari karyawan terhadap kendala-kendala yang terjadi pada sistem kearsipan di PT. Astra International Daihatsu Padang.