Tinjauan Penggunaan Aplikasi Data Base Kearsipan Sebagai Sarana Temu Kembali Arsip di Kantor Arsip Kota Solok

Makalah ini membahas tentang penggunaan aplikasi data base kearsipan di Kantor Arsip Kota Solok. Penulisan ini bertujuan untuk mengungkapkan: 1) pengaplikasian data base; dan 2) kendala yang dihadapi arsiparis dalam menggunakan aplikasi data base di Kantor Arsip Kota Solok. Data dikumpulkan melalui observasi, studi kepustakaan dan wawancara dengan arsiparis bidang pelayanan, pemeliharaan dan dokumentasi arsip Kantor Arsip Kota Solok. Penganalisisan data dilakukan secara deskriptif. Berdasarkan penelitian, disimpulkan hal-hal sebagai berikut. Pertama, pengaplikasi data base kearsipan di Kantor Arsip Kota Solok menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan aplikasi untuk penyimpanan data dengan Microsoft Access Office 2003. Aplikasi tambahan Acrobat reader dan Pencitraan Digital (BMP atau GIF) dengan Sistem Operasi minimal Windows XP. Secara kesisteman, operasional Aplikasi Data base Kearsipan (ADK) dibangun dengan dukungan oleh beberapa modul seperti Pendataan, Pesan Baca Arsip, Galeri Arsip, Produk Hukum, Pelaporan, Utilities Aplikasi. Sistem-sistem tersebut secara praktis merupakan fungsi pelayanan arsip yang dilakukan oleh Kantor Arsip Kota Solok. Kedua, kendala yang dihadapi dalam menggunakan ADK yaitu keterbatasan tenaga untuk mengentri arsip pada data base, staf yang tidak mau berurusan dengan ADK karena sudah tua dan tidak mengerti tentang teknologi, belum memiliki anggota (seperti perpustakaan) untuk mencari arsip yang dibutuhkan, dan ADK belum terhubungan secara online agar bisa digunakan oleh masyarakat (untuk modul galeri arsip dan produk hukum).