Penyimpanan dan Temu Kembali Arsip Dinamis Aktif di Biro Workshop PT Semen Padang

Makalah ini dilatarbelakangi oleh masih adanya kesalahan dalam proses penyimpanan Arsip pegawai Biro Workshop PT Semen Padang, sehingga menyulitkan dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan. Kajian ini bertujuan untuk mengungkapkan: (1) prosedur penyimpanan, (2) prosedur temu kembali, (3) kendala-kendala yang dihadapi dalam penyimpanan dan temu kembali. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara dengan karyawan di Biro Workshop PT Semen Padang, dan studi pustaka. Penganalisisan data dilakukan secara deskriptif. Berdasarkan penganalisisan data, disimpulkan hal-hal berikut. Pertama, prosedur penyimpanan arsip dinamis aktif di Biro Workshop PT Semen Padang meliputi: (1) pemeriksaan arsip, memeriksa kelengkapan arsip dan lampiran, (2) penyortiran arsip, dikelompokkan menurut tahun, dan (3) penyimpan arsip, disimpan ke dalam box yang khusus disediakan untuk tempat penyimpanan arsip. Kedua, prosedur temu kembali arsip dinamis aktif di Biro Workshop PT Semen Padang adalah: (1) menentukan pokok masalah, mencari arsip tersebut dalam buku agenda dengan melihat tanggal dan tahunnya; dan (2) mengambil arsip di rak, pengguna langsung mengambil ke rak arsip yang mereka butuhkan, dengan referensi buku agenda. Ketiga, kendala-kendala yang dihadapi dalam penyimpanan dan temu kembali arsip dinamis aktif di Biro Workshop PT Semen Padang adalah: (1) tidak adanya arsiparis yang profesional, seharusnya arsiparis memiliki kompetensi dan loyalitas di bidang kearsipan serta memahami tentang tugas pokok arsiparis menurut jabatan fungsionalnya, dan (2) kurangnya sarana dan prasarana penyimpanan arsip, Sarana dan prasarana yang tidak memadai seperti ruangan penyimpanan yang tidak tersedia serta tempat penyimpanan yang seadanya menjadi suatu kendala terhadap penyimpanan arsip.