Sistem Penyimpanan Arsip Substantif di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Padang

Pengelolaan arsip substantif yang efektif merupakan faktor krusial dalam mendukung operasional administrasi dan pelayanan publik di instansi pemerintah. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem penyimpanan arsip substantif yang berlaku saat ini dan merancang sistem yang lebih efektif dan efisien di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Padang. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi langsung, wawancara mendalam dengan petugas arsip dan pimpinan, serta analisis dokumentasi sistem yang ada. Hasil penelitian mengidentifikasi tiga permasalahan utama dalam sistem penyimpanan arsip substantif: (1) sistem klasifikasi arsip yang belum terstandarisasi dengan baik, (2) minimnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip, dan (3) keterbatasan kapasitas ruang penyimpanan fisik yang berdampak pada aksesibilitas dokumen. Temuan menunjukkan bahwa waktu pencarian dokumen rata-rata membutuhkan 15-30 menit untuk satu berkas, dengan tingkat kesalahan penempatan arsip mencapai 12%. Penelitian ini merekomendasikan implementasi sistem penyimpanan arsip hibrid yang mengintegrasikan penyimpanan digital dan fisik, dilengkapi dengan sistem klasifikasi berdasarkan standar nasional kearsipan, serta peningkatan kapasitas SDM dalam pengelolaan arsip digital. Penerapan sistem yang direkomendasikan diperkirakan dapat meningkatkan efisiensi pencarian dokumen hingga 80% dan mengurangi risiko kerusakan serta kehilangan arsip substantif.