Pelaksanaan SOP Purchase Request (PR) dalam Proses Pengadaan Barang di Harris Resort Barelang Batam

Proses pengadaan barang merupakan salah satu kegiatan penting dalam operasional hotel yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan setiap departemen secara tepat waktu, tepat jumlah, dan sesuai spesifikasi. Salah satu dokumen utama dalam proses pengadaan adalah Purchase Request (PR), yaitu dokumen yang diajukan oleh departemen pengguna sebagai dasar bagi bagian Purchasing dalam melakukan proses pembelian. Namun, dalam pelaksanaannya masih ditemukan Purchase Request (PR) yang tidak lengkap, seperti tidak dicantumkannya spesifikasi barang, jumlah, satuan, merek, atau informasi pendukung lainnya. Kondisi tersebut dapat menyebabkan keterlambatan proses pengadaan karena bagian Purchasing harus melakukan klarifikasi kepada departemen pengguna sebelum menerbitkan Purchase Order (PO). Studi kasus ini bertujuan untuk menganalisis bentuk-bentuk ketidaklengkapan Purchase Request (PR), mengidentifikasi faktor-faktor penyebab terjadinya ketidaklengkapan tersebut, mengetahui dampaknya terhadap proses pengadaan barang, serta mendeskripsikan upaya yang dilakukan oleh bagian Purchasing dalam mengatasi permasalahan tersebut di HARRIS Resort Barelang Batam. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian studi kasus. Data diperoleh melalui observasi selama pelaksanaan Praktik Lapangan Industri (PLI), wawancara dengan staf Purchasing, serta dokumentasi terhadap dokumen Purchase Request (PR) dan dokumen pendukung lainnya. Hasil studi menunjukkan bahwa ketidaklengkapan Purchase Request (PR) umumnya berupa tidak lengkapnya spesifikasi barang, jumlah, satuan, merek, maupun keterangan kebutuhan barang. Permasalahan tersebut dipengaruhi oleh kurangnya ketelitian pengguna dalam mengisi formulir, keterbatasan pemahaman terhadap prosedur pengadaan, serta kurang optimalnya komunikasi antara departemen pengguna dengan bagian Purchasing. Dampak yang ditimbulkan antara lain keterlambatan proses verifikasi dan pembuatan Purchase Order (PO), meningkatnya frekuensi koordinasi antara Purchasing dan departemen pengguna, serta tertundanya pemenuhan kebutuhan operasional hotel. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, bagian Purchasing melakukan verifikasi terhadap setiap Purchase Request (PR), memberikan klarifikasi kepada departemen pengguna apabila ditemukan informasi yang belum lengkap, serta mengingatkan pengguna agar mengisi formulir sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku. Berdasarkan hasil studi kasus, dapat disimpulkan bahwa kelengkapan informasi pada Purchase Request (PR) merupakan faktor penting dalam mendukung efektivitas proses pengadaan barang. Pengisian PR yang lengkap, akurat, dan sesuai prosedur dapat mempercepat proses pembelian, mengurangi kesalahan administrasi, meningkatkan koordinasi antarbagian, serta mendukung kelancaran aktivitas operasional di HARRIS Resort Barelang Batam.