Laporan Studi Kasus di Fave Hotel Olo Padang

Tingginya frekuensi tamu yang datang sebelum waktu check-in dapat menjadi tantangan dalam operasional hotel, terutama ketika kamar tamu masih dalam proses pembersihan oleh Departemen Housekeeping. Kondisi tersebut terjadi di Favehotel Olo Padang dan memerlukan penanganan yang tepat agar pelayanan tetap optimal serta kepuasan tamu dapat terjaga. Dalam situasi tersebut, receptionist dituntut untuk memberikan informasi yang jelas kepada tamu serta melakukan koordinasi dengan Departemen Housekeeping mengenai kesiapan kamar sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku. Studi kasus ini bertujuan untuk menganalisis penerapan SOP dalam penanganan tamu yang datang sebelum waktu check-in ketika kamar belum siap, menganalisis komunikasi yang dilakukan receptionist kepada tamu, serta mengidentifikasi upaya yang dilakukan untuk menjaga kepuasan tamu di Favehotel Olo Padang. Studi ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode studi kasus. Data diperoleh melalui observasi selama pelaksanaan Praktik Lapangan Industri (PLI), wawancara dengan Front Office Supervisor, receptionist, dan staf Departemen Housekeeping, serta dokumentasi yang berkaitan dengan proses check in dan penanganan tamu. Analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil studi kasus menunjukkan bahwa penanganan tamu yang datang sebelum waktu check-in dilakukan melalui komunikasi yang sopan dan profesional, koordinasi antara receptionist dan Departemen Housekeeping mengenai status kesiapan kamar, penyampaian estimasi waktu tunggu kepada tamu, serta pemberian alternatif pelayanan selama menunggu kamar siap. Koordinasi antar departemen yang dilakukan secara cepat dan komunikasi yang sesuai dengan SOP membantu menciptakan pelayanan yang efektif dan mencegah terjadinya ketidakpuasan tamu. Berdasarkan hasil studi kasus, dapat disimpulkan bahwa kualitas penanganan tamu yang datang sebelum waktu check-in dipengaruhi oleh komunikasi yang baik, koordinasi yang efektif antara Departemen Front Office dan Departemen Housekeeping, serta penerapan SOP secara konsisten. Oleh karena itu, peningkatan koordinasi antar departemen dan evaluasi SOP secara berkala perlu dilakukan untuk mengoptimalkan kualitas pelayanan dan kepuasan tamu.