Perancangan Chatbot untuk Meningkatkan Efisiensi Layanan Informasi dan Dokumentasi Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mendeskripsikan (1) proses pembuatan chatbot Telegram sebagai media informasi di Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan (IPK) Sekolah Vokasi Universitas Negeri Padang, (2) hasil uji coba produk chatbot tersebut sebagai media layanan informasi di Prodi IPK. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan model pengembangan ADDIE, dan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tahapan kerja pembuatan chatbot Telegram dilakukan melalui empat tahap utama ADDIE yaitu: (1) Analisis, penelitian ini melakukan observasi dan wawancara dengan mahasiswa dan dosen Prodi IPK. Ditemukan bahwa Prodi IPK sudah memiliki media informasi seperti Linktree dan website, tetapi layanan ini dinilai kurang interaktif dan responsif, sehingga mahasiswa kerap kesulitan mengakses informasi akademik seperti format surat, jadwal pendadaran, atau layanan administrasi lainnya secara cepat; (2) Desain dilakukan dengan menyusun storyboard berisi elemen informasi yang akan diinput ke dalam chatbot. Informasi tersebut meliputi pengenalan prodi, daftar dosen, kurikulum, surat izin PKL, surat penelitian, surat observasi, formulir pendadaran, serta berbagai template surat lainnya; (3) Pengembangan, tahap ini dibagi menjadi dua tahap yaitu cara membuat chatbot Telegram dan input elemen informasi ke dalam bot Telegram. Dalam pembuatan chatbot Telegram menggunakan BotFather dan ManyBot, sedangkan input elemen informasi ke dalam chatbot Telegram merupakan tahapan dalam menginput elemen informasi yang terdapat pada storyboard ke dalam bot (@IpkUnpOfficial_bot); (4) Implementasi penyebarluasan produk dilakukan dengan cara penyebaran memposting QR Code di media sosial seperti Instagram dan Facebook atau dengan mencari nama bot (@IpkUnpOfficial_bot di aplikasi Telegram. Kedua Hasil uji coba chatbot yang melibatkan 17 responden mahasiswa Prodi IPK menunjukkan tingkat kepuasan sebesar 74,79% dengan kategori “sangat baik”. Penilaian tersebut didasarkan pada kemudahan akses, kejelasan bahasa, desain antarmuka yang ramah pengguna, dan kesesuaian informasi dengan kebutuhan mahasiswa. Sebagian kecil responden memberikan saran agar konten bot lebih sering diperbarui dan diperluas agar lebih bermanfaat. Secara keseluruhan, chatbot @IpkUnpOfficial_bot dinilai efektif, layak digunakan, dan direkomendasikan untuk terus dikembangkan guna mendukung transformasi layanan informasi akademik di lingkungan Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Negeri Padang.