Prosedur dan Alur Proses Sosialisasi Banquet Event Order (BEO) oleh Department Sales & Marketing di Pangeran Beach Hotel Padang

Industri perhotelan merupakan sektor jasa yang memiliki peran strategis dalam menunjang pertumbuhan pariwisata, salah satunya melalui penyelenggaraan kegiatan meeting, incentive, convention, and exhibition (MICE). Keberhasilan penyelenggaraan acara di hotel sangat bergantung pada koordinasi antar departemen, salah satunya melalui dokumen Banquet Event Order (BEO) yang disusun dan disosialisasikan oleh Department Sales & Marketing. Studi kasus ini bertujuan untuk mendeskripsikan prosedur dan alur proses sosialisasi BEO oleh Department Sales & Marketing di Pangeran Beach Hotel Padang, mengidentifikasi hambatan yang terjadi, serta merumuskan solusi perbaikannya. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi partisipatif, wawancara dengan staf Sales & Marketing, dan studi dokumentasi selama pelaksanaan PLI di Pangeran Beach Hotel Padang periode Januari-Juni 2026. Data dianalisis secara deskriptif kualitatif dengan membandingkan praktik di lapangan dengan teori manajemen pemasaran dan operasional perhotelan. Hasil studi menunjukkan bahwa proses sosialisasi BEO meliputi tahap pembuatan BEO oleh Admin Sales & Marketing yaitu penulis sendiri, koordinasi dan persetujuan oleh Head of Department (HOD) serta General Manager (GM), hingga pendistribusian BEO kepada sebelas departemen terkait. Hambatan yang ditemukan antara lain perubahan jadwal acara secara mendadak, kurangnya komunikasi antar departemen, dan keterlambatan distribusi dokumen. Upaya penyelesaian dilakukan melalui pembaruan BEO secara cepat, konfirmasi ulang antar departemen, dan pemanfaatan media komunikasi digital seperti WhatsApp. Studi kasus ini merekomendasikan agar Pangeran Beach Hotel memanfaatkan sistem digital dalam distribusi BEO dan meningkatkan koordinasi antar department guna meminimalkan kesalahan komunikasi serta keterlambatan persiapan acara.