Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Disposisi Surat Berbasis Web di BPN Kota Padang

Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha BPN
Kota Padang, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu
dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan
suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat
mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Sistem informasi
manajemen arsip dan disposisi surat ini dirancang menggunakan metode prototyping
berbasis web dengan melibatkan bahasa pemograman PHP (PHP Hypertext
Preprocessor) berbasis framework codeigniter, JavaScript, Jquery. Sedangkan basis
data yang digunakan adalah MYSQL. Dalam perancangan sistem dilibatkan Use
Case, Activity Diagram, Context Diagram, Flowmap, Sequence Diagram dan ERD.
Sistem ini juga menggunakan alias pada pengalamatannya dengan menerapkan
htaccess pada alamat file sebenarnya sebagai salah satu security sistem. Sistem
informasi ini melibatkan lima user yakni admin, kepala urusan, kepala kantor,
kepala seksi, dan caraka. Kelima level user yang terdaftar memiliki akun private
untuk dapat masuk kedalam sistem yakni username dan password dengan enkripsi
MD5. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan, dapat
diakses dimanapun, Kepala Urusan dapat mengelola dengan login user sehingga
dapat melakukan menambah, mengedit, menghapus dan menyimpan surat masuk
dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan
pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id surat
atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang diperoleh dari
implementasi aplikasi arsip surat ini yaitu memudahkan TU dalam mengelola
pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang terkomputerisasi, serta sangat
membantu para pegawai dalam melakukan pengarsipan surat di kantor BPN Kota
Padang.