Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Disposisi Surat Berbasis Web di BPN Kota Padang

Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha BPN Kota Padang, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Sistem informasi manajemen arsip dan disposisi surat ini dirancang menggunakan metode prototyping berbasis web dengan melibatkan bahasa pemograman PHP (PHP Hypertext Preprocessor) berbasis framework codeigniter, JavaScript, Jquery. Sedangkan basis data yang digunakan adalah MYSQL. Dalam perancangan sistem dilibatkan Use Case, Activity Diagram, Context Diagram, Flowmap, Sequence Diagram dan ERD. Sistem ini juga menggunakan alias pada pengalamatannya dengan menerapkan htaccess pada alamat file sebenarnya sebagai salah satu security sistem. Sistem informasi ini melibatkan lima user yakni admin, kepala urusan, kepala kantor, kepala seksi, dan caraka. Kelima level user yang terdaftar memiliki akun private untuk dapat masuk kedalam sistem yakni username dan password dengan enkripsi MD5. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun, Kepala Urusan dapat mengelola dengan login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat ini yaitu memudahkan TU dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang terkomputerisasi, serta sangat membantu para pegawai dalam melakukan pengarsipan surat di kantor BPN Kota Padang.