Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di SMA PGRI 1 Padang Provinsi Sumatera Barat

Kemajuan teknologi informasi saat ini sudah berkembang begitu pesat.
Perkembangannya memberikan pengaruh besar terhadap berbagai aspek
kehidupan, mulai dari lapisan masyarakat baik individu, lembaga pendidikan,
maupun instansi lainnya. Dalam era globalisasi saat ini, lembaga pendidikan
sekolah sangat membutuhkan peranan teknologi informasi dalam hal
pengolahan data, yang mana salah satunya adalah sistem pengelolaan arsip
untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional, serta mempercepat proses
kerja sehingga lebih efektif dan efisien atau menghindari pemborosan waktu
dan tenaga, memudahkan dalam pengelolaan agar arsip terpelihara dengan
baik dan teratur, agar mudah melakukan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan, untuk menghemat tempat penyimpanan arsip dan untuk menjaga
kerahasiaan dan kelestarian arsip. Proses pengarsipan surat di SMA PGRI 1
Padang masih dilakukan secara manual dengan membedakan surat masuk dan
surat keluar, menyusun berdasarkan nomor agenda surat. Dengan
penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang,
rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu
diperlukan. Kemudian dalam pencarian surat membutuhkan proses yang
cukup lama karena harus membuka satu persatu arsip surat masuk dan surat
keluar. Berdasarkan permasalahan tersebut, solusi yang diberikan yaitu
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di SMA PGRI 1 Padang
berbasis Web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta
Framework CodeIgniter yang bertujuan untuk memudahkan proses pencarian,
penemuan, dan pendistribusian arsip dilakukan dalam waktu yang singkat.
Berdasarkan hasil dari pengujian dengan menggunakan metode Black Box
Testing, maka aplikasi ini layak dan dapat digunakan untuk proses pengarsipan
surat masuk dan surat keluar yang terkomputerisasi sehingga menjadi lebih efisien.