Rancangan Katalog Kartu untuk Temu-Balik Surat Masuk dan Surat Keluar di Tata Usaha Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan.

Dalam makalah ini dibahas tentang rancangan katalog kartu untuk temu-baliksurat masuk dan surat keluar di Tata Usaha Kantor Perpustakaan, Arsip, danDokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan. Kajian ini bertujuan untuk mendeskripsikanrancangan katalog kartu untuk temu kembali surat masuk dan surat keluar di TataUsaha Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan. Datadikumpulkan melalui observasi di Tata Usaha Kantor Perpustakaan, Arsip, danDokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan. Analisis data dilakukan secara deskriptif.Berdasarkan penganalisaan data, disimpulkan bahwa tahapan pembuatankatalog kartu adalah (1) menentukan bentuk fisik penyimpanan surat yang dipakai.Bentuk fisik penyimpanan surat yang dipakai dalam katalog kartu adalah sistemkombinasi antara kronologi dan abjad. Sistem kronologi berdasarkan urutan tanggalsurat yang tertera, sedangkan Sistem abjad berfungsi menyusun surat atau berkasdengan mengurut perihal atau judul surat berdasarkan abjad yang digunakan padatanggal, bulan dan tahun surat yang sama. (2) Menentukan ukuran katalog kartu yangdirancang. Ukuran katalog kartu yang dirancang adalah 7,5 x 12,5 cm denganketebalan 0.025 cm (kurang lebih sama tebalnya dengan karton manila). (3)Menentukan informasi yang akan dientri dalam katalog kartu. Informasi yang dientridalam katalog kartu adalah (a) nomor penempatan, (b) asal surat; (c) tujuan surat; (d)perihal; (e) isi surat; (f) tanggal masuk atau tanggal keluar; (g) nomor surat; (h)lampiran. (4) menentukan tempat penyimpanan dan penyusunan katalog kartu.Tempat penyimpanan katalog kartu menggunakan lemari katalog. (5) Menentukansistem penyimpanan yang dipakai untuk menyimpan katalog kartu. Sistempenyimpanan katalog kartu adalah berdasarkan abjad dari huruf-huruf namapengirim, penerima atau perihal surat. (6) Menentukan prosedur temu balik suratdengan menggunakan katalog kartu. Prosedur penelusuran menggunakan katalogkartu adalah di fokuskan untuk menemukan sebuah kode penyimpanan surat yangakan menuntun pemakai ke sumber informasi ataupun surat yang dibutuhkan